Termine "errechnen" lassen

Rabea B. shared this question 14 months ago
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Hallo,


ich habe eine Grundmap für eine regelmäßig wiederkehrende Sitzung. Ich möchte gerne, dass sobald der Termin für die Sitzung eingetragen wird, die Termine für die Themenvorbereitung, Ladungsfrist und Protokoll "selbständig" angepasst werden. Termin -14 Tage ist gleich Ladungsfrist, Termin + 8 Tage ist Frist für das Protokoll usw.

Hat jemand eine Idee, wie das funktionieren könnte?

Replies (3)

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Dies ist Einfach.

Ich habe eine kleine Video gemacht

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Hi Ary,

This is a great solution, but I got the impression that the question involved setting dates for activities before the meeting (ie, distributing notice of the meeting, preparing the agenda, etc) as well as after (sending out the minutes).

I can't think of a way to automatically adjust the pre-meeting task dates just by changing the actual meeting date. The only option I can see is to separately calculate and enter the date for the first pre-meeting task based on the meeting date (eg, by entering a date say 14 days prior to the latter) and then proceeding as you describe in the video.

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with MM23 there is still no possibility to calculate with dates. Hope will get this in the next service pack.

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Hi Rabea,

hast die die Meeting Termine auch in Outlook eingetragen? Diese Termine kannst du mit Outlook Linker automatisch importieren.

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Hallo Andreas,


ja, die Termine habe ich in Outlook eingetragen. Aber immer nur den eigentlichen Termin. Für die weiteren Aufgaben erstellen wir dann immer Erinnerungen und ich hatte die Hoffnung, dass wir das mit Hilfe einer passenden Map etwas vereinfachen können.

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Hallo Rabea,

das ist perfekt. Da können wir sicher eine Abfrage erstellen. Du könntest auch mit MindManager Erinnerungen erzeugen. Diese Werden dann mit Outlook synchronisiert und damit funktioniert die Abfrage auch wieder 😀

Dazu müsste ich aber deine Meeting Map mal sehen. Geht das?

Kennst du mein Webinar zum Thema "Meetings managen mit MindManager"? Lerchertrain: Webinare

Da findest du bestimmt noch ein paar Tipps.


Liebe Grüße, Andreas

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Hier die angepasste Version ohne Namen :-) Genau wie oben beschrieben möchte ich die in der Map generierten Aufgaben mit Outlook synchronisieren. Daher die Frage ob man Aufgaben vor- und nach dem eigentlichen Termin "errechnen" lassen kann. Alternativ würden wir sonst als Starttermin die Vorbesprechung 4 Wochen vor der eigentlichen Sitzung nehmen, dann ist es ja kein Problem, wenn die Aufgaben in Abhängigkeit zueinander gekennzeichnet sind.

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Danke für die Map!

Man kann alle Zweige als Aufgabe nach Outlook senden und damit synchronisieren. Das erzeugt aber viele Aufgaben. Deshalb würde ich als erstes Aufgaben zusammenfassen und die Abhängigkeiten richtig setzen.

Wichtig: Wenn Aufgaben von verschiedene Personen erledigt werden sollen, dann müssen das auch verschiedene Zweige sein. Nur so bekommt man im Outlook auch entsprechende Aufgaben.

Die Zweigstruktur kann man dann als Map-Part speichern und für jedes Meeting neu verwenden, den Starttermin anpassen und alle Zweig auf einmal nach Outlook senden.

Lg, Andreas

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Stimmt, es brauchte gar nicht so viele Aufgaben, ich habe jetzt einige zusammengefasst. Die Abhängigkeiten habe ich m.M.n. schon passend ausgewählt, ich teste jetzt das Speichern als Map-Part und anpassen des Starttermins für die nächste Runde. Die Aufgaben laufen in ein Funktionspostfach, es sind nicht mehrere Personen betroffen.


Vielen Dank für die Unterstützung!

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