Gemeinsame Mappen-Nutzung mit und ohne Schreibberechtigung

Hallo zusammen,
meine beiden Kollegen und ich nutzen MM dazu, den Jahresverlauf mit unseren wichtigsten 270 Lieferanten zu steuern/dokumentieren.
Täglich mehrfach greifen alle drei zu verschiedensten Zeitpunkten auf die Mappe zu. Wer zuerst kommt, malt zuerst. Das kennen wir alle. Tatsächlich will ein Kollege auch nur schnell in einen verlinkten Vertrag schauen. Also nur lesen. Nicht schreiben.
Wir wissen alle, dass beim Öffnen einer bereits geöffneten Datei ein Hinweis erscheint.
Damit ist das schon mal klar!: Hände weg von der Tastatur!
Aber oft wird dieser Umstand verdrängt und 1 Stunde später beginnt ein Kollege mit einer Dokumentation, während er vergessen hat, dass die Mappe nicht bearbeitet werden sollte. Erst beim Speichern seiner Arbeit wird er aufgefordert, eine Kopie das Mappe zu sichern.
Hier setzt meine Idee an: Wie wäre es, wenn für solche Teams z.B. der Map-Hintergrund besonders eingefärbt wird? Wer nur lesen kann, sieht halt rot oder grün oder eine andere Farbe. So wird er schnell an seinen Status erinnert.
Eine weitere Idee wäre, einen schreibberechtigten Anwender nach ca. 10 Minuten zu einer Schließung aufzufordern, es sei denn er muß weiter arbeiten. Aber so, bleibt eine Map nicht ungenutzt offen.
Klar!: Es geht auch so: Änderungen an der Mappe vornehmen, die frische Struktur kopieren und in einer neuen Map "zwischenlagern". Dann Kollegen benachrichtigen, dass die Mappe benötigt wird und diese dann zum Einfügen der Struktur öffnen und speichern.
Hinweis: Wir können leider nicht mit Co-Editing arbeiten.